Produktivita a efektivita jsou dnes velmi používané a oblíbené pojmy. Plný to-do list, hodně stresu a východisko nikde? Alespoň jednou v životě to zažil každý student či pracující. Někdo ale zvládá odbouchat svůj seznam úkolů dřív než ostatní. Přitom na tom není nic těžkého, stačí pouze dodržovat pár základních zásad.
Stanovení cílů
Výchozí bod, od kterého se odvíjí vše ostatní. Obzvlášť důležitý je pro lidi, kteří pracují sami na sebe a sami se rozhodují, které zakázky přijmou a které ne. Zkuste si jedno volné odpoledne sednout a popřemýšlet, jaké jsou vlastně vaše dlouhodobé cíle? Jste kariéristicky zaměření a chcete obětovat svůj čas práci? Nebo jste spíš rodinný typ a chcete mít dostatek času pro rodinu a domácnost? Nic není špatně. Až ve chvíli, kdy si opravdu upřímně dokážete stanovit, čeho chcete v krátkodobém i dlouhodobém horizontu dosáhnout, můžete řešit ostatní. Můžete si také zpracovat svou vlastní vizi (podoba záleží na vás) a čas od času do ní kouknout.
Stanovení priorit
Jakmile máte stanovené osobní cíle, můžete pracovat dál. Váš to-do list je jeden velký balík úkolů, který je potřeba trochu rozřadit. Ať se nám to líbí nebo ne, den má pouze 24 hodin a my jednoduše nezvládneme vyřešit všechno. Stanovení priorit k jednotlivým úkolům je pro mozek osvobozující, protože nemusí přemýšlet, zda úkol udělá hned nebo později.
Znáte pojem prokrastinace? Pokud prokrastinujeme, znamená to, že odkládáme (nejčastěji nudné, těžké a složité) úkoly na poslední chvíli a raději se věnujeme jiným činnostem, které s prací většinou nemají nic společného. Jednou z příčin prokrastinace je i rozhodovací paralýza, což je stav, kdy máme před sebou několik úkolů a nevíme, který udělat dřív. Tak kolikrát raději neuděláme nic.
Rutina
Velkou část našeho to-do listu tvoří rutinní úkoly, které zpracováváme pravidelně. Může to být kontrola mailů, průběžná kontrola projektů nebo zaměstnanců. Těmto úkolům je dobré nastavit jakousi rutinu a co nejvíc si je zpříjemnit. Zkuste tyto úkoly zpracovávat ve stejnou část dne a vyhraďte si na ně určitý časový blok. Mozek si rychle zvykne, že má tyto úkoly zpracovávat a bude víc efektivní.
Organizace času
Organizace času je velmi důležitá součást v cestě za zvýšením produktivity práce. Velmi úzce souvisí s plánováním úkolů. Každému funguje něco jiného, někdo využívá klasický diář, někdo kalendář v telefonu a někdo kus papíru a tužku. Nejdůležitější je, abyste si v tom vy sami našli systém a měli přehled.
Pravidlo pěti minut – zahrnuje přístup, kdy veškeré úkoly, které nezaberou déle než pět minut uděláte hned a bez odkladu. Vyhnete se tak úkolům, které vám zbytečně zabírají místo v to-do listu.
Plánování úkolů
Frekvence, jak často si budete úkoly plánovat je na vás. Jestli si k diáři pořádně sednete jednou týdně, nebo každý večer, na tom tak nezáleží. Důležité je, abyste k sobě byli upřímní. Je dobré poslouchat své tělo a svůj biorytmus. Jsou lidi, kteří jen co vylezou z postele, srší energií a hned mají sílu zpracovávat ty nejsložitější úkoly. Pak jsou zase lidi, kteří mají dopoledne spíš ještě spací a do té správné produktivní nálady se dostávají až v odpoledních hodinách. Každý jsme jiný, a proto si vše plánujte v závislosti na svém rytmu.
Zdravý životní styl
To co jíte, jak trávíte volný čas, jak dlouho spíte, jak často trávíte se sklenkou vína v ruce, jak často cvičíte. To vše souvisí s tím, jak produktivní budete. Tělo funguje jako auto. Pokud se o něj budete starat, pravidelně mu doplňovat kvalitní palivo a dopřejete mu odpočinek, pojede vám na plný výkon kdykoli budete potřebovat.
